Kennzahlen, auch KPIs (Key Performance Indicators), sind verdichte Informationen, die komplexe quantitative Sachverhalte und Tatbestände mit einer Zahl relevant und knapp beschreiben. Vor allem für das unternehmerische Controlling sind Kennzahlen bedeutsam. Dabei dienen Kennzahlen im innerbetrieblichen Bereich dem Unternehmen unter anderem als Entscheidungsorientierung, Koordinationshilfe und Kontrollmöglichkeit von definierten Zielen. Des Weiteren erlauben Sie dem Unternehmen, ihre ökonomische Situation im Vergleich mit externen Konkurrenzunternehmen im Wettbewerb durch Benchmarking besser zu beurteilen.[1] Damit sind sie auch ein wichtiges Indiz hinsichtlich der Erreichung der Unternehmensziele.
Inhaltsübersicht
Funktionen von Kennzahlen
Die wichtisten Anforderungen und Funktionen sind Ihnen in der folgenden Tabelle zusammengestellt.
| Anforderungen und Funktionen | |
| Informationsfunktion | Kennzahlen stellen verdichtete Informationen dar, d.h. es soll anhand eines quantitativen Wertes eine komplexe Situation umfassend beschrieben werden. |
| Abbildungsfunktion | Kennzahlen bilden das betriebliche Geschehen eines Unternehmens ab. Damit ermöglichen sie die Kontrollfunktion. |
| Kontrollfunktion | KPIs ermöglichen das Monitoring von definierten Zielen. Dadurch können sie bei Zielunterschreitung durch Ihre Frühwarnfunktion Handlungen auslösen, die eine frühe bzw. rechtzeitige Maßnahme zur Problembehebung erlauben. |
| Planungsfunktion | Vergangenheitsdaten bilden die Informationsbasis für die zukünftige Ziele. |
| Skalierung / Normierung | Für den externen Vergleich mit anderen Unternehmen und Branchen ist es besser, wenn Kennzahlen als Verhältniszahlen definiert werden, z.B. auf Basis der Bilanzsumme oder der Unternehmensgröße. |
Die oben stehende Tabelle zeigt die Vielfältigkeit der Anforderungen und Funktionen von Key Performance Indikatoren. [2] [3] [4] [5]
Kennzahlentypen
Kennzahlen lassen sich grob in zwei Kategorien unterteilen. Zum einem kann man sie zur Gruppe der Grundzahlen einordnen und zum anderen in die Gruppe der Verhältniszahlen. Diese zwei Kategorien kann man wiederum weiter unterteilen, wie die folgende Tabelle zeigt:[6]
| Gliederung in Grund- & Verhältniszahlen | |
| Grundzahlen: Grundzahlen sind absolute Mengen- und Wertgrößen | • Einzelzahlen (Kassenbestand; Mitarbeiteranzahl) • Summen (Bilanzsumme) • Differenzen (Gewinn, Deckungsbeitrag) • Mittelwerte (durchschnittlicher Lagerbestand) |
| Verhältniszahlen: Verhältniszahlen sind relative Größen und werden durch Division zweier Werte errechnet. | • Gliederungszahlen geben den jeweiligen Anteil einer bestimmten Größe an einer Gesamtmenge an. Häufige Anwendungsfälle sind die Aufteilung des Umsatzes auf Produkten. • Beziehungszahlen liegen vor, wenn zwei verschiedenartige Größen, die zueinander in sachlicher Beziehung stehen, ins Verhältnis zueinander gesetzt werden. • Indexzahlen dienen dazu, gleichartige, aber zeitlich/örtlich unterschiedliche Größen zueinander ins Verhältnis zu setzen, wie das z. B. bei der Umsatzsteigerung zum Vorjahr der Fall ist. |
Im nachfolgenden Lernvideo erhalten Sie weitere Informationen zu den Möglichkeiten, Kennzahlen zu bilden:
Oftmals fassen Unternehmen die einzelnen Kennzahlen auch in einem unternehmensweiten Kennzahlensystem zusammen, um so für mehr Transparenz und Übersichtlichkeit zu sorgen.
Kennzahlensteckbrief
Eine wichtige Aufgabe bei der Arbeit mit Kennzahlen oder Kennzahlensystemen ist die Erstellung eines aussagekräftigen Kennzahlensteckbriefes. Da es (fast) keine geschützten Kennzahlennamen gibt, kann prinzipiell jeder etwas Anderes unter einer konkreten Kennzahl verstehen. Deshalb braucht es eine genaue Beschreibung mit folgenden Mindestinhalten als sogenannter Kennzahlensteckbrief:
- Kennzahlenname
- Formel zur Berechnung
- Herkunft der Daten zum Einsetzen in die Formel
- Aussagekraft der Kennzahlen
- Planwert
Nehmen wir als Beispiel die Eigenkapitalrentabilität. Sie kann über die Formel Gewinn/Eigenkapital (ausgedrückt als Prozentwert) berechnet werden. Der Gewinn ist dabei die Ergebnisgröße der Gewinn- und Verlustrechnung aus dem externen Rechnungswesen. Das Eigenkapital stammt aus der Bilanz des Unternehmens, die ebenfalls im externen Rechnungswesen erstellt wird. Dabei bietet es sich an, das Eigenkapital zu verwenden, das zu Beginn des Gewinnzeitraums bereits vorhanden war. Beispielsweise kann dann der Gewinn des Jahres 2023 zum Eigenkapital des 1.1.2023 in Beziehung gesetzt werden. In diesem Fall ist die Eigenkapitalrentabilität ein Maß für die Verzinsung des eingesetzten Eigenkapitals.
Zur Veranschaulichung des Aufbaus eines Kennzahlensteckbriefes lohnt sich ein Blick in das folgende Lernvideo:
Finanzkennzahlen
Zu allen betrieblichen Funktionsbereichen werden KPIs gebildet. Besonders weit verbreitet sind Finanzkennzahlen, z.B. zur Messung der Liquidität, der Wirtschaftlichkeit oder der Rentabilität von Unternehmen. Neben der Eigenkapitalrentabilität sind hier zum Beispiel der Return on Investment, die Umsatzrentabilität oder die Höhe der liquiden Mittel zu nennen.
Es gibt aber auch Finanzkennzahlen, die sich direkt aus den Daten der Bilanz bestimmen lassen. Dazu zählen die Eigenkapitalquote, der Verschuldungsgrad oder die Anlagenintensität.
Marketingkennzahlen und Vertriebskennzahlen
Auch Marketing und Vertrieb stellen wichtige Funktionsbereiche im Unternehmen dar. Typische Marketing- und Vertriebskennzahlen sind beispielsweise der Marktanteil eines Unternehmens, die Kundenzufriedenheit, die Reklamationsquote oder eine Zahl, welche die Kundentreue misst.
Im wichtigen Bereich des Online-Marketings werden auch gerne Besucherzahlen auf einer Webseite, Absprungraten von der Webseite innerhalb bestimmter Zeitintervalle oder Erfolgsquoten bestimmt, die messen, wie viele Besucher letztlich eine bestimmte Aktion (z.B. einen Kauf) durchgeführt haben. Diese Kennzahlen spielen auch für das Online-Marketing und das Influencer Marketing eine große Rolle.
Kennzahlen für Produktion und Logistik
Gerade in Industriebetrieben sind auch Produktions- und Logistikkennzahlen weit verbreitet. Dazu zählen bspw. die Durchlaufzeit, die Termintreue (von Produktionsaufträgen), der durchschnittliche Lagerbestand oder die Lagerumschlagshäufigkeit und bestimmte Fehlerquoten, um den Ausschuss innerhalb der Produktion zu messen.
Für den Bereich der Logistik können auch Transportzeiten und Transportmengen sowie Lieferzuverlässigkeiten als Logistikkennzahlen gemessen werden.
Und sowohl in der Produktion als auch in der Logistik spielen Qualitätskennzahlen eine wichtige Rolle.
Fazit zu den Kennzahlen
Kennzahlen, auch in verdichteter Form als Kennzahlensystem, sind für Unternehmen bedeutsam, um ihren Markterfolg, Ihre Wirtschaftlichkeit, die Kundenzufriedenheit oder viele andere Unternehmensziele zu messen und aus den Ergebnissen Entscheidungen zu Strategie und Maßnahmen ableiten zu können.
Quellen zu den Kennzahlen
[1] Vgl. Reichmann (2011): Controlling mit Kennzahlen. 8., überarbeitete und erweiterte Auflage Hrsg. München: Verlag Franz Vahlen GmbH, S. 23 bis 26.
[2] Vgl. Georg (2018): Das Taschenbuch zum Controlling. Wirtschaftsingenieurwesen Band 2 Hrsg. Saarland: Neopubli GmbH, S. 80 bis 81.
[3] Vgl. Fischer (2009): Controlling (Balanced Scorecard, Kennzahlen, Prozess- und Risikomanagement). München: Franz Vahlen Verlag GmbH, S. 52 bis 56.
[4] Vgl. Burkert (2008): Qualität von Kennzahlen und Erfolg von Managern. 1. Auflage Hrsg. Wiesbaden: GWVFachverlage GmbH, S. 64 bis 66 & S. 149 bis 151.
[5] Vgl. Burkert (2008): Qualität von Kennzahlen und Erfolg von Managern. 1. Auflage Hrsg. Wiesbaden: GWVFachverlage GmbH, S. 64 bis 66 & S. 149 bis 151.
[6] Vgl. Berschin (1980): Kennzahlen für die betriebliche Praxis. Wiesbaden: IVD, Industrie- Verlagsdruck GmbH, S. 25 bis 28.